Om ineffektiva arbetsmöten

När mötesledaren på utsatt tid inleder med orden: "Låt oss vara effektiva och gå rakt på sak", så har grunden lagts för ett synnerligen improduktivt möte. Särskilt ifall deltagarna inte träffas särskilt ofta.

Sådana möten blir opersonligt sakliga, formella och hövligt respektfulla. Många sitter helt tysta. Efteråt är en del missnöjda och känner att de inte har kommit till tals vilket korridorsnacket efter kan vittna om.
För att ett möte skall bli effektivt måste man ta det lugnt och kanske inte ens börja i tid.

Deltagarna måste få tid till några minuters kallprat. De behöver upprätta och kolla av sina relationer. Kanske var det ett tag sedan man sågs. Kanske möts man i nya roller.

Relationerna har betydelse för samtalens kvalitet
Med människor som man knappt känner, som man har en flyktig relation till, kan man endast utväxla ytlig information. Det är nämligen riskfyllt och dessutom oartigt att vara oense med en person man inte känner särskilt väl. Med människor som man har en djupare relation till kan man däremot vara rak, tydlig och direkt. Som hemma i familjen.

Kallpratsnivån
Människor som möts upprättar sina relationer enligt en viss ritual. Man hälsar, känner igen varandra, frasar, talar om vädret, semestern, sådant som just hänt, hur man har rest till mötet och vilken väg man valde. Man utbyter meningslös men riskfri information, sådant som man är garanterat enig om. Samtalen handlar om att upprätta en relation. Samtidigt vinnlägger man sig om att verka trevlig och skrattar gärna, även när ingen har sagt något lustigt.

Kafferepsnivån
När relationen känns bra går man vidare. Man börjar diskutera sådant man har diskuterat många gånger förut. Som till exempel att man fryser mer i södra Sverige än i Norrland eftersom luftfuktigheten är högre. Man prövar också vanliga åsikter för att få en chans att hålla med varandra och för att etablera relationen.

Den informella nivån
Efter hand börjar man bjuda på information om sig själv och sina intressen. Man lämnar det allmänna för det personliga. Kanske pratar man fotboll, kanske pratar man om någon som inte är med, eller bjuder på någon fläskig nyhet. Relationerna fördjupas och det sker ett visst byte av information.

Den märks när tiden är mogen. Efter en stund börjar samtalen gå på tomgång. Deltagarna känner sig nöjda. Intresset riktas istället mot den som skall leda mötet. Det är då man skall hälsa alla välkomna och börja.

Normalt i alla kulturer
Vi människor har svårt att avhandla komplicerade saker innan vi har en bärande arbetsrelation. Särskilt har vi svårt att vara oense, att ifrågasätta och att fullt ut medverka i en kreativ diskussion. För att den skall komma till stånd krävs en trygghet i relationerna, en känsla av att de håller. Särskilt gäller detta i möten där människor har olika inflytande, positioner eller bakgrund.

Så, låt inte effektivitets- och strukturfascisterna ha tolkningsföreträde. Använd den första stunden i varje möte med att planlöst sällskapa en stund. Det är normalt beteende i alla kulturer. Det tar tio minuter men lägger grunden för en effektivare och öppnare dialog.